摘要
随着市场经济的发展，各行各业的企业不断发展，行政助理的需求量也不断增加。行政助理作为一个比较基础，但有较大发展前途的岗位，深受毕业生的亲睐。所谓知己知彼，方能百战不殆。通过对行政助理的了解，可以在校就有针对性地进行学习和实践，提高日后的应聘的竞争力。为此，我们对行政助理做了调查研究。
关键词：行政助理；岗位分析；发展趋势
一、行政助理具体岗位的工作内容
在各种公司行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜，联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，与外部物业管理联络督促其更好的服务于公司，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游、受训、公司运动会、年会、晚会等。还包括管理和组织办公室文具供应，办公设施的管理等。
具体内容如下：协助公司领导进行公司日常公司行政管理工作；参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行协助分析公司管理中的问题并提出解决建议；协助公司各部门之间的沟通和协调；负责公司各种证照的登记、年检、变更、保管；负责办理公司办公设备、办公用品的购买，分发等公司行政事物；对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化；负责作好公司开展各项活动的后勤支援工作；负责管理办公室清洁整理、会务安排；负责公司各类设备、设施维护、水、电等能源后勤保障工作；在各种公司行政事务方面帮助和服务于公司员工；进行宣传与安全检查，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水用电情况；负责招聘的进度和质量，负责招聘面试。负责考勤，并协助制定合理、有效的绩效评估制度。制定公司的培训体系，并组织实施。
二、公司行政助理工作应该掌握的技能
公司行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint，以及创建多种专业文件的的经验。分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。公司行政助理们需要有非常好的组织能力，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。
三、行政助理的岗位分析
（一）所在部门简介
公司行政部属于公司总经理直管，行政部现有经理一名，行政助理三名，勤务人员4人。行政部主要负责服务、协调总经理办公室工作，检查落实总经理室安排的各项工作。并及时反馈总经理室，保证总经理办公室各项工作的正常运作。
（二）行政助理所承担的主要职责
负责安排公司的会议、周工作例行等会议。根据公司物料采购的品种、规格和批量，负责进行市场调查，选择合格的供方并定期进行市场调查及供方资质评审。负责各类物品的采购工作，确保按时完成各项采购任务，并保证所采购的物料质量符合要求。完善公司行政管理制度，管理公司资产，做好物品的管理工作及各项后勤保障工作。负责建立员工制服管理制度，并不定期对员工着装情况进行检查，对不符合着装要求的按相关制度进行处理。拟制公司组织架构及人员编制，根据公司不同时期的发展状况，对公司的组织架构及人员编制做出调整，报公司领导审批。负责制定公司绩效考核办法，组织各部门对公司员工的任职情况进行考核，并在此基础上提出任免、奖罚建议，供公司领导决策时参考。负责每年底制定下一年员工业余活动方案，报公司审批后，组织开展各类员工业余活动，丰富员工业余文化生活。[1]
四、工作中容易出现的问题
（一）不熟悉公司的企业文化问题
每个企业都有适合自身发展和市场竞争的企业文化氛围，而一个新人在进入公司之初往往因为不太熟悉企业文化等方面的问题，造成在和公司相处的过程中因为文化的差异最终导致不能适应公司内部的要求，而且因为文化差异导致最终在工作过程中因为适应性不强最终会导致新人受挫，严重之时会离开企业，因此在加入公司之前对公司的文化和要求进行仔细了解，最终在最短的时间内熟悉并适应公司的要求，这是新人在进入公司之初必须要做的功课。
（二）不熟悉整个工作流程
新员工刚开始，不清楚自己的工作职责，内容及流程，虽然工作中每个部分都大致学会了，但是要自己独立跟客户，仍然无法走整个流程。其实行政助理工作的内容大致相同，包括人员福利，档案管理，日常接待，报销业务及其他，这些管理工作在一个成熟的企业里面都是成定制的，新人在进入企业之初快速熟悉这些规章制度，能够减少工作中犯错的几率，提升自己的业务水平。
（三）与公司其他工作人员的沟通问题
行政助理工作的中心主要是负责行政经理做好公司内部的日常管理工作，因此和公司其他部门的沟通就成为行政助理最重要的工作，行政助理工作要给公司的其他部门提供服务，是要让其他部门的工作人员满意，以服务为中心，为企业管理赢得效率。平时管理过程中，有什么不清楚的地方或需要其他工作人员配合的时候，都需要行政助理去沟通协调，因此沟通结果的好与坏，直接关系到公司内部管理的成败。[2]
一个人职业形象的好坏，在很大程度上也影响着招聘方。公司需要的精英，是要为公司创造价值的人，而不是招那些行事拖拉、懒懒散散的寄生虫。为此我们应聘前要适当地包装一下自己，给招聘方一个良好的第一印象。这也是我们面试成功的一个重要因素。具有亲和力和服务意识，是许多公司招聘员工的一个重要考察方面。一个具有亲和力和服务意识的人，能更快地融入公司这个大集体，也能为公司创造更大的利益。行政助理，因为工作上的需要，经常需要和公司员工打交道。如果缺少亲和力和服务意识的话，那么就会给公司员工一种距离感，而让自己的工作的顺利进行受到阻碍，为此公司也会陷入一种困境。 众所周知，团结精神是集体性工作中必不可少的。在一个团队里，如何你独断独行的话，势必会影响团队的工作进度。而行政助理团队也不例外。
（四）关于办公室的基本管理问题
行政工作是一向很琐碎的工作，细致到办公文具的管理和人员的考勤，这些事情事无巨细的需要行政助理人员很认真的开展相关的工作，比如文档的管理，各部门对于办公用品的领用，比如考勤，工作中需要的是细心和耐心，但新入职的工作人员如果年龄和阅历达不到相关的要求，在工作中很容易犯急躁的毛病，因此需要严加注意，防止心中的急躁心里，提升工作质量。
行政助理犹如企业的大管家，帮助经理把事务管理得井然有序，在整个管理流程中发挥很大的作用，也是企业正常运作必不可少的动力机器。而杂乱无章的事务管理，往往需要行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint，以及创建多种专业文件的经验。而分析性思维也往往必不可少的，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。此外，行政助理们需要有非常好的组织能力，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。
（五）行政助理的工作协调能力
行政工作是一项很复杂的工作，主要体现工作人员的应变、协调和语言表达能力等方面，其中最重要的就是工作协调能力，行政人员需要多动脑、勤跑腿、嘴巴甜，不光要完成自己的本质工作，还要能够准确领会到领导意图。
五、行政助理的发展现状
（一）社会环境分析
中国政治稳定，经济尽管面临金融危机，但经济仍持续发展，在全球经济一体化环境中的担当重要角色。中国加入WTO后，会有大批的中国的企业走出国门。同时，中国企业要想走出去，必须要学习国外企业管理的先进方法和经验，这就要求管理的科学性与艺术性和环境动态适应相结合。因此，中国市场吸引进入的
大批外资企业和本土企业都面临着建立新型管理体制的任务，为准备做行政管理工作的人员提供机会。中国市场经济的发展前景是国际化，对复合型管理人才需求迫切。未来行政管理专业的发展方向是服务专业化、业务多样化，可就业的企业或单位也将出现多样化。
行政管理可以看成管理学上的“万金油”，几乎每行每业都离不开它。但是，行政管理往往没有很明晰的工作范围，除非升任到中层领导，否则，在很多单位行政管理必须从小助理、小杂工开始做起：编写材料、收发文件、打字复印、接听电话、接待访客、端茶倒水、下基层蹲点等杂七杂八的事，都是必做的“功课”。 行政助理的工作比较琐碎，每天面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，而这些事务又是必不可少的。其主要价值在于理顺公司的各项工作职能及业务流程，大煎饼维护好基础管理平台，协助建立健全的管理体系，是管理制度化、规范化；协助构建一支高校和高执行力的团队，监督检查各类计划的实施过程及结果；成为协助主管进行公司管理的强有力的执行力量；充分协调、利用好各种社会资源，协调处理好公司内部与外部的关系。营造、维护有利于沟通、学习的工作氛围；并对公司遇到的问题及时反馈。[3]
（二）就业形势分析
行政助理是比较基础的岗位，但也是各企业、单位不可或缺的一部分。随着市场经济的发展，私人企业不断增加，企业的增加也代表着需求的增加。行政助理的专业性不强，经济类、管理类、财务类等毕业的学生都可担任。这也增强了竞争性，更需要综合性的人才，需要对经济、法律、财务等各方面都有一定的了解，开启了高素质行政人才的高需求时期。
（三）发展趋势
优秀的行政助理的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。现代市场经济中，对行政助理的需求更趋向综合型人才，这也从另一方面增加了行政人才向管理型人才发展的可能性。行政助理最大的优势是接触多方面的人脉，锻炼多方面的能力，因此其发展也是多方面的，除了基础性较强的职位，一般性的管理岗位都有可能，而且也完全有自己创业单干的可能。一方面，可以向行政主管、办公室主任方面发展，工作性质大致没有改变；另一方面也可以向综合性的管理人才发展，如总经理助理等；第三方面，在积累了一定人脉，锻炼了各项能力后也可以完全自主创业，做领导型人才。总的来说，行政助理只要努力学习，把握机遇，会有非常广阔的发展前景。
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